Kebutuhan Sistem Informasi
Semua organisasi membutuhkan aliran informasi yang membantu manajer untuk
mengambil bermacam keputusan yang dibutuhkan. Aliran informasi ini diatur dan
diarahkan dalam suatu sistem informasi. Sistem informasi berperan dalam proses
pengambilan keputusan operasional harian sampai perencanaan jangka panjang.
Sebelum komputer ada, sistem informasi sudah menjadi kebutuhan organisasi. Ini
berarti sistem informasi tidak selamanya berbasis komputer. Namun dengan
berkembangnya fungsi komputer, sistem informasi saat ini umumnya didukung penuh
oleh komputer. Dengan demikian istilah sistem informasi lebih sering berarti sistem
informasi berbasis komputer.
Sistem informasi berbasis komputer mempunyai 6 bagian: hardware, software,
data/informasi, proseder, komunikasi dan orang. SI ditentukan dalam perusahaan
bergantung pada sifat dan struktur bisnisnya. Ini berarti SI bersifat modifikatif terhadap
kebutuhan organisasi.
Komponen prosedur dalam SI berkaitan dengan prosedur manual dan prosedur
berbasis komputer serta standar untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna.
Suatu prosedur adalah urutan langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan satu atau
lebih aktifitas pengolahan informasi. Pengolahan informasi ini dapat dikerjakan dengan
pengguna, atau kombinasi pengguna dan staff TI. Suatu bisnis terdiri dari berbagai
macam prosedur yang digabungkan secara logis untuk membentuk suatu sistem.
Sebagai contoh sistem yang umumnya ada dalam suatu organisasi adalah sistem
penggajian, personalia, akuntansi, dan gudang.
Data mengalir dari bermacam sumber seperti : konsumen yang membeli produk
atau layanan, penjual yang menyediakan barang, bank, agen pemerintah, dan agen
asuransi. Sistem informasi membantu organisasi mengolah data tersebut menjadi
informasi yang lengkap dan berguna.
Contoh kasus: Sistem informasi dalam Ekonomi Global pada Boehringer Ingelheim
Jerman.
Boehringer Ingelhiem adalah satu dari 20 perusahaan farmasi terbesar di dunia.
Dengan pendapatan US$7.6 juta dan 32.000 pegawai di 60 negara, perusahaan ini
memiliki beberapa segmen seperti manufaktur dan pemasaran obat, produk industri dan
produk kesehatan hewan. Dengan ukuran yang begitu besar manajemen merasakan
kesulitan untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi yang mengalir. Makin besar
perusahaan, makin lambat aliran informasi.
Manajer tingkat atas mengambil keputusan untuk menerapkan sistem informasi
dari SAP, perusahaan software perusahaan besar. Diperlukan 14 bulan untuk menerapkan
Pengantar Teknologi Informasi Umi Proboyekti, S.Kom, MLIS
2
sistem baru dan melatih para staff menggunakan sistem tersebut. Pada akhirnya investasi
siste informasi ini berbuah baik. Software tersebut menyediakan sistem standar yang
digunakan oleh semua segmen bisnis Boehringer dan informasi disajikan melalui web
yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun. Dengan sistem, Boehringer mampu
menyediakan laporan bulanan dalam waktu 2 jam tiap bulannya. Sistem tersebut juga
memudahkan bagian keuangan untuk melihat produktifitas dan update laporan setiap kali
dibutuhkan.
Pemanfaatan sistem informasi tidak sampai disitu saja. Boehringer menyediakan
sistem informasi bergerak untuk 1/3 pekerjanya yang bekerja di luar kantor. Dengan
sistem informasi tersebut, informasi penjualan terkini dapat diakses dan diperbarui
dimanapun.
Manajemen
Umumnya manajemen mengacu pada individu-individu dalam organisasi yang
bertanggung jawab untuk memimpin dan mengarahkan perencanaan, pengelolaan,
penyediaan staff, pengawasan dan pengendalian aktifitas bisnis. Kelima fungsi ini adalah
tugas utama manajemen yang dalam penjelasan lebih rinci adalah :
1. Perencanaan kegiatan manajer untuk menentukan tujuan dan membangun
rencana jangka panjang dan pendek untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
2. Pengelolaan struktur organisasi, standar dan prosedur kerja, rancangan kebijakan
untuk melakukan aktifitas bisnis.
3. Penyediaan staff adalah tanggung jawab untuk identifikasi kebutuhan staff,
rekrutmen, pelatihan dan penempatan.
4. Pengawasan mengarah ke pendampingan, bimbingan dan pengawasan terhadap
pekerja atau staff. Ini untuk membuat mereka selalu termotivasi, produktif dan
menghasilkan produk yang sesuai dengan kualitas yang ditentukan.
5. Pengendalian adalah tanggung jawab untuk memonitor kinerja organisasi dan
ekonomi perusahaan serta lingkungan perusahaan sehingga langkah yang diambil
meningkatkan kinerja dan keuntungan perusahaan.
Setiap fungsi-fungsi di atas melibatkan pengambilan keputusan, dan informasi dibutuhkan
untuk dapat mengambil keputusan yang tepat. Untuk itu manajemen menentukan sistem
informasi dan sub sistemnya.
Sistem informasi bisnis untuk mendukung aktifitas-aktifitas bisnis di atas
berkembang dari masa ke masa. Tingkat keterlibatan sistem informasi bisnis berbasis
komputer makin lama makin luas dan dalam. Beberapa sistem informasi bisnis yang
umum diimplementasikan dalam organisasi adalah transaction processing system,
management information system dan decicion support system.
Pengantar Teknologi Informasi Umi Proboyekti, S.Kom, MLIS
3
Transaction ransaction Processing System(TPS)
TPS adalah bisnis proses pertama yang dikomputerisasi dan tanpa IS, pencatatan
dan pengolahan transaksi bisnis akan menghabiskan banyak waktu. TPS juga
menyediakan data untuk pekerja pada bisnis proses lain seperti MIS dan DSS serta ISkhusus.
TPS melayani kebutuhan dasar dari sistem lain.
TPS melakukan operasi rutin seperti pemesanan dan pembayaran yang terjadi
harian atau mingguan. Jumlah dukungan untuk pengambilan keputusan di TPS sangat
rendah. Sistem ini membutuhkan dan menghasilkan banyak data masukan dan keluaran
banyak tanpa pemrosesan yang rumit.
Contoh dari kegiatan TPS adalah transaksi penjualan, transaksi peminjaman VCD,
transaksi peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan. Pendaftaran anggota
baru, pendaftaran mahasiswa baru, dan pembayaran registrasi. Laporan yang dihasilkan
oleh TPS misalnya denda pengembalian buku harian. Daftar matakuliah semester gasal,
dan KRS mahasiswa persemester.
Management Information System
MIS berperan untuk menyediakan informasi yang tepat kepada orang yang tepat
pada waktu yang tepat dalam organisasi. Informasi tersebut digunakan para manajer
untuk mencapai tujuan organisasi. Bentuk dari informasi pada umumnya berupa laporan
untuk mendukung pengambilan keputusan. Laporan-laporan tersebut merupakan hasil
pengolahan data-data yang masuk melalui TPS secara harian ataupun mingguan.
Beberapa jenis laporan yang dihasilkan oleh MIS adalah (1) laporan rutin yang
dibuat secara periodik atau terjadwal baik harian, mingguan atau bulanan. Contoh laporan
adalah laporan penggajian karyawan, laporan harian produksi produk baru, laporan
bulanan kredit pelanggan, laporan pendapatan bulanan, laporan waktu kerja karyawan,
laporan transaksi sirkulasi perpustakaan, laporan pengeluaran bulanan. (2) Laporan
berdasarkan permintaan. Laporan ini dapat dihasilkan pada saat ada permintaan khusus.
Misalnya laporan tingkat penjualan barang tertentu yang baru, laporan informasi lokasi
barang tertentu pada perusahaan pengiriman paket seperti Fedex. (3) Laporan khusus
dihasilkan pada situasi khusus atau kebutuhan khusus manajemen. Misalnya laporan
berisi informasi barang yang mendekati minimal stok untuk hindari kehabisan barang
tersebut. Laporan rekor pembelian oleh pelanggan pada tingkat tertentu untuk diberi
penghargaan. Laporan email-email dengan topik khusus yang ditentukan oleh pengambil
keputusan. Laporan-laporan tersebut akan membantu pengambil keputusan pada
organisasi untuk mencapai tujuan.
Laporan-laporan tersebut umumnya dihasilkan pada bagian-bagian organisasi
yang berfungsi secara khusus. Aspek fungsional MIS ini seperti MIS keuangan, MIS
manufaktur, MIS pemasaran, dan MIS SDM. Masing-masing aspek fungsional MIS ini
Pengantar Teknologi Informasi Umi Proboyekti, S.Kom, MLIS
4
menghasilkan laporan-laporan jenis di atas yang berkaitan dengan kegiatannya, dan
dilaporkan kepada manajer di atasnya.
Decision Support System(DSS)
DSS adalah sekumpulan orang, prosedur, software, database dan peralatan yang
digunakan utnuk mendukung pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Fokus
dari DSS adalah efektifitas pengambilan keputusan ketika menghadapi masalah bisnis
yang terstruktur maupun yang tidak terstruktur. Seperti halnya MIS dan TPS, DSS juga
dirancang untuk membantu organisasi mencapai tujuannya.
Contoh DSS untuk perpustakaan adalah ketika pengelola membutuhkan alat untuk
mengetahui jenis buku apa yang perlu dikoleksi lebih berdasarkan kebutuhan pengguna.
Maka DSS akan memberikan jenis buku dan judul-judul buku yang paling sering
digunakan oleh pengguna dalam kurun waktu tertentu dan berdasarkan kelompokkelompok
pengguna. Jumlah buku terkait di perpustakaan juga menjadi salah satu
pertimbangan DSS dalam memberikan hasil. Hasil yang dihasilkan dapat berupa daftar
jenis buku yang sering digunakan beserta ratio jumlah buku dan pengguna.
DSS dalam prosesnya membutuhkan komponen seperti database dan model
base. Database adalah kumpulan tabel yang saling berelasi. Tabel-tabel tersebut berisi
data hasil masukan dari proses TPS misalnya. Sedangkan model base dapat berupa
analisis kuantitatif atau formula matematika yang ditetapkan untuk menghasilkan variasi
model untuk memperlihatkan akibat yang berbeda-beda dari model-model tersebut.
Selain TPS, MIS dan DSS, sistem informasi bisnis lain dapat digolongkan dalam
Specialized IS atau Sistem Informasi Spesial. Yang termasuk dalam kelompok ini adalah
sistem informasi dengan kecerdasan buatan. Kecerdasan buatan memiliki beberapa
cabang seperti di antaranya Robotika, Vision System, Natural Language Processing, dan
Learning System. Robotika berkaitan dengan penggunaan robot mekanik untuk
mengerjakan tugas-tugas yang didefinisikan oleh sistem. Vision System membantu
merekam dan memanipulasi citra atau gambar. Seperti menganalisis sidik jari dan foto.
Natural language Processing berkaitan dengan pengolahan teks dalam bahasa alami untuk
mendapatkan informasi tertentu. Learning system merupakan kombinasi software dan
hardware yang dapat mengubah reaksi terhadap situasi tertentu, seperti misalnya
software game. Sedangkan Neural Network adalah sistem komputer yang bertindak sperti
atau mensimulasikan fungsi otak manusia.
Dari ketiga jenis sistem informasi bisnis di atas, dapat dibandingkan dalam hal
periode, keterlibatan dalam pengambilan keputusan, input dan output, dan kompleksitas
dalam proses dan analisis. Dari Gambar 1, dapat dijelaskan bahwa TPS membutuhkan dan
menghasilkan banyak data dari pada Sistem informasi bisnis lain karena itu banyak input
dan output yang terlibat. Banyaknya data karena TPS mengelola hal-hal yang rutin lebih
banyak dari pada sistem informasi bisnis lain. Sangat sedikitnya ringkasan dan analisis
Pengantar Teknologi Informasi Umi Proboyekti, S.Kom, MLIS
5
data pada TPS menyebabkan TPS tidak untuk mendukung pengambilan keputusan.
Sedangkan MIS dan DSS lebih memiliki analisis dan proses yang kompleks untuk
menghasilkan informasi yang mendukung pengambilan keputusan.
Gambar 1: Perbandingan TPS, MIS/DSS, dan Special Information System
E-commerce
E-commerce adalah transaksi pembelian atau penjualan yang dilakukan melalui
Internet, baik oleh pelanggan/konsumen yang membeli barang atau jasa, atau transaksi
antar pelaku bisnis Selain e-commerce konsep lain yang sering terdengar adalah ebusiness.
E-business adalah kegiatan berbisnis di Internet yang tidak saja pembelian,
penjualan dan jasa, tapi juga pelayanan pelanggan dan kerja sama dengan rekan bisnis
(baik individu maupun instansi)
E-commerce adalah cara alternatif untuk menjalankan bisnis dimana transaksi
penjualan atau pembelian terjadi di Internet atau secara eletronik. Salah satu pelaku bisnis
e-commerce yang sukses dan terkenal adalah Amazon.com, eBay dan juga GE Aircarft
Engine. Masing-masing perusahaan memiliki kekhasannya sendiri dalam produk yang
disediakan dan konsumennya. Ada beberapa jenis e-commerce : Business to business,
Business to Customer dan customer to customer.
Business to business adalah tipe e-commerce dimana pihak yang berperan
sebagai penyedia dan pembeli adalah organisasi. Jenis ini berkembang luas dan memberi
banyak kesempatan sejak diawali oleh teknologi sebelumnya, EDI (Electronic Data
Interchange). Produk yang disediakan beragam seperti bahan industri, spare part mobil,
peralatan untuk pesawat terbang.
Business to customer adalah proses bisnis di Internet yang terjadi antara
organisasi sebagai penyedia produk dan konsumen individu sebagai pembeli. Transaksi
dilakukan secara elektronik menggunakan kartu kredit setelah mereka dapat memilih dari
Special IS
MIS/DSS
TPS
Information
data
Routine Decision
Support
Input &
output
Sophistication
and complexity of
processing and
analysis
less More Less More
More less More
less
Pengantar Teknologi Informasi Umi Proboyekti, S.Kom, MLIS
6
sekian banyak penyedia secara nyaman lewat Internet. Amazon.com dan Dell adalah salah
dua perusahaan yang sukses untuk bisnis jenis ini.
Bentuk lain dari e-commerce adalah customer to customer di mana individu
berperan sebagai penyedia produk dan individu lain sebagai pembelinya. Salah satu situs
yang melayani layanan ini adalah e-Bay yang terkenal dengan layanan lelangnya. Layanan
ini membantu para individu tersebut untuk memasang situs tersendiri untuk menawarkan
barang-barangnya melalui koran atau iklan-iklan tradisional. Paling tidak ini adalah
alternatif yang memungkinkan penawaran kepada masyarakat yang lebih luas.
Perusahaan e-commerce memanfaatkan teknologi Internet untuk meningkatkan
kegiatan operasional mereka, seperti pengontrolan gudang, dan pendistribusian selain
transaksi jual beli. Namun demikian dalam operasionalnya berbisnis e-commerce tidaklah
mudah, banyak tantangan yang harus dihadapi yang berkaitandengan teknologi Internet
dan juga budaya konsumen. Tantangan-tantangan tersebut di antaranya adalah:
1. Mengarahkan kunjungan konsumen ke situs: bagi pemain baru dalam dunia ecommerce/
e-business mempromosikan situsnya adalah satu hal yang penting
untuk dilakukan. Pengguna internet tidak bisa dibujuk untuk mengunjungi situs
tersebut semudah atau dengan cara yang sama dengan jika sebuah department
store atau toko traditional baru yang mengadakan pembukaan awal. Tidak adanya
tatap muka, dan kebebasan pengguna untuk bisa mengakses apapun di Internet
membuat pemilik situs tidak mudah untuk memastikan berapa banyak pengguna
yang “berkunjung” ke situs.
2. Mengarahkan kembali kunjungan konsumen sebelumnya: sama halnya dengan
situasi di atas, bahwa kebebasan akses membuat tidak adanya jaminan bahwa
konsumen yang pernah mengunjungi situs akan mengunjungi lagi. Terlebih
dengan banyaknya situs penjualan lain yang juga mempromosikan diri.
3. Tampil beda dari yang lain: ini merupakan hal penting untuk dilakukan karena
dengan menawarkan hal yang berbeda, atau memberikan layanan khusus
membuat konsumen akan tertarik untuk mencoba membeli atau membeli lagi.
Contoh hal khusus yang dilakukan oleh situs-situs di atas adalah informasi
tambahan dari Amazon tentang buku yang dibeli oleh orang lain sebagai referensi
dan membantu konsumen dalam memilih buku-buku yang relevan dengan yang
dibutuhkan. Sedangkan Ebay yang menawarkan berbagai macam produk dari
berbagai pihak (termasuk perorangan), memberikan layanan lelang online barangbarang
berharga. Peapod sedikit berbeda dalam hal produk yang disediakan yaitu
barang-barang keperluan sehari-hari yang biasanya kita temukan di supermarket
atau pasar.
4. Membuat konsumen membeli: hal ini mungkin yang paling sulit untuk situs-situs
baru karena kepercayaan adalah hal yang penting bagi konsumen. Bagi yang
Pengantar Teknologi Informasi Umi Proboyekti, S.Kom, MLIS
7
sudah biasa berbelanja di satu situs dan merasa aman, maka akan enggan untuk
mencoba beli di situs lain yang mungkin belum terdengar reputasi baiknya.
5. Memadukan situs e-commerce dengan data bisnis yang ada misalnya transaksi
jual beli, transaksi dengan konsumen dan stock: ini membutuhkan keahlian
khusus dan mungkin koneksi khusus dengan pihak-pihak lain sehingga bisa
memberikan informasi yang diperlukan oleh konsumen atau bisa mendapatkan
hasil analisa tentang trend di masa depan melalui data-data yang jumlahnya besar.
Dari penjelasan di atas, sekalipun membangun situs secara fisik bukanlah suatu hal yang
sulit, namun menjalankan bisnis di Internet memerlukan strategi yang berbeda dari bisnis
tradisional.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar